1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Orangerie Elswout B.V.
Elswoutslaan 22
2051 AE Overveen
Nederland

KvK-nummer: 34061356
Telefoon: 023 5242639
E-mail: info@orangerie-elswout.nl

Voor vragen over privacy of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de manier waarop u contact met ons heeft, kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• adresgegevens;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• bedrijfsnaam en zakelijke contactgegevens;
• gegevens over uw aanvraag, reservering, bruiloft, evenement of bijeenkomst;
• gewenste datum, aantal gasten en andere door u verstrekte informatie;
• correspondentie per e-mail, telefoon of contactformulier;
• factuur- en betalingsgegevens;
• technische gegevens over het gebruik van onze website, zoals apparaattype, browser, bezochte pagina’s en verwijzende website;
• IP-adres, voor zover dit technisch noodzakelijk is voor beveiliging of de gebruikte diensten;
• campagnegegevens, zoals UTM-bron, medium, campagne en advertentie, indien u toestemming heeft gegeven voor de daarvoor benodigde tracking.

Wij vragen u geen bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, religieuze overtuiging of andere gevoelige informatie, via onze website te verstrekken tenzij dit voor een specifieke dienstverlening noodzakelijk is.

3. Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken om:

• uw vraag of aanvraag te beantwoorden;
• telefonisch of per e-mail contact met u op te nemen;
• beschikbaarheid te controleren;
• een offerte of voorstel op te stellen;
• een reservering of overeenkomst uit te voeren;
• onze dienstverlening rondom bruiloften, zakelijke bijeenkomsten en andere evenementen te verzorgen;
• betalingen en onze financiële administratie te verwerken;
• te voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen;
• onze website technisch goed en veilig te laten functioneren;
• het gebruik van onze website te analyseren;
• met uw toestemming de effectiviteit van advertenties en marketingcampagnes te meten;
• met uw toestemming relevante doelgroepen voor online advertenties samen te stellen.

4. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie kan dat zijn:

Uitvoering van een overeenkomst of voorbereidende stappen
Wanneer u bijvoorbeeld informatie of een offerte aanvraagt, een afspraak maakt of een overeenkomst met ons sluit.

Wettelijke verplichting
Bijvoorbeeld voor onze fiscale administratie en wettelijke bewaarplichten.

Gerechtvaardigd belang
Bijvoorbeeld voor beveiliging van onze website, fraudepreventie en een goede bedrijfsvoering. Daarbij wegen wij ons belang af tegen uw privacybelang.

Toestemming
Voor het plaatsen of uitlezen van niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken, waaronder analytics- en marketingtracking wanneer daarvoor toestemming vereist is.

U kunt gegeven toestemming altijd weer intrekken.

5. Contact- en aanvraagformulieren

Wanneer u via onze website een aanvraag of contactformulier invult, verwerken wij de gegevens die u zelf in het formulier verstrekt.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om uw aanvraag te behandelen, contact met u op te nemen en eventueel een offerte of overeenkomst tot stand te brengen.

Wanneer een aanvraag niet tot een overeenkomst leidt, bewaren wij deze gegevens in beginsel maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is vanwege een geschil, wettelijke verplichting of andere gerechtvaardigde reden.

6. Klanten, reserveringen en overeenkomsten

Wanneer u klant bij ons wordt, bewaren wij gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst en onze administratie.

Administratieve gegevens die onder een wettelijke fiscale bewaarplicht vallen, bewaren wij in beginsel zeven jaar.

Andere klantgegevens bewaren wij niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld.

7. E-mail en telefonisch contact

Wanneer u ons per e-mail of telefonisch benadert, kunnen wij uw contactgegevens en de inhoud van het contact bewaren voor de behandeling van uw vraag en voor onze dienstverlening.

Correspondentie die geen onderdeel vormt van een overeenkomst bewaren wij in beginsel maximaal twee jaar na het laatste relevante contact.

Correspondentie die onderdeel vormt van een klantdossier kan langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering of onderbouwing van een overeenkomst.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.

Wij onderscheiden daarbij onder andere:

Noodzakelijke cookies
Deze zijn nodig om de website goed te laten functioneren en om bijvoorbeeld uw cookievoorkeuren te onthouden. Hiervoor is geen toestemming vereist.

Analytische cookies
Deze gebruiken wij om te begrijpen hoe onze website wordt gebruikt. Wanneer hiervoor toestemming vereist is, worden deze pas geplaatst nadat u toestemming heeft gegeven.

Marketingcookies
Deze worden gebruikt om de effectiviteit van advertenties te meten, bezoeken aan onze website aan advertentiecampagnes te koppelen en eventueel advertentiedoelgroepen samen te stellen. Deze worden alleen gebruikt nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven.

Bij uw eerste bezoek kunt u via onze toestemmingsmanager aangeven welke categorieën u toestaat.

U kunt uw keuze op ieder moment wijzigen of uw toestemming intrekken via de link Cookie-instellingen op onze website.

9. Google Analytics

Wij kunnen Google Analytics 4 gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website, bijvoorbeeld welke pagina’s worden bezocht en hoe bezoekers door de website navigeren.

Google Analytics wordt alleen geactiveerd wanneer daarvoor volgens onze toestemmingsinstellingen toestemming is gegeven.

Google Analytics registreert of bewaart voor bezoekers uit de Europese Unie geen individuele IP-adressen. Google gebruikt een IP-adres kortstondig voor onder andere globale locatiebepaling en verwijdert dit voordat de gegevens in Analytics worden opgeslagen.

Wij gebruiken de verzamelde gegevens om onze website en dienstverlening te verbeteren en om geaggregeerde statistieken te analyseren.

Wij stellen de bewaartermijn voor gebruikers- en gebeurtenisgegevens in Google Analytics in beginsel in op maximaal 14 maanden.

10. LinkedIn Insight Tag

Wanneer u toestemming geeft voor marketingcookies kunnen wij de LinkedIn Insight Tag gebruiken.

Met de LinkedIn Insight Tag kunnen wij onder andere meten of een bezoek of aanvraag plaatsvindt nadat iemand een advertentie van Orangerie Elswout op LinkedIn heeft gezien of aangeklikt.

LinkedIn kan hiervoor cookies en andere identifiers gebruiken. LinkedIn kan bij ingeschakelde enhanced conversion tracking onder andere een advertentie-click-ID aan een landingspagina toevoegen en first-party cookies gebruiken voor conversiemeting.

De LinkedIn Insight Tag wordt daarom niet geladen zolang u geen toestemming voor marketing heeft gegeven.

LinkedIn kan de verzamelde gegevens daarnaast gebruiken voor rapportage en, indien geactiveerd, het samenstellen van advertentiedoelgroepen.

11. Meten van campagneherkomst

Wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven, kunnen wij zelf informatie bewaren over de herkomst van een websitebezoek.

Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit:

• verkeersbron, zoals LinkedIn of Google;
• medium, zoals betaalde advertentie, organisch zoekverkeer of e-mail;
• campagnenaam;
• advertentievariant;
• oorspronkelijke landingspagina;
• datum van het eerste en laatste relevante bezoek.

Hiermee kunnen wij bijvoorbeeld bepalen welke campagne uiteindelijk heeft geleid tot een aanvraag.

Deze gegevens worden niet gebruikt om gevoelige persoonlijke kenmerken af te leiden.

Voor cross-session campagne-attributie gebruiken wij deze gegevens alleen wanneer daarvoor de benodigde toestemming is gegeven. Zonder deze toestemming proberen wij bezoekers niet via een eigen identifier over meerdere bezoeken heen te herkennen.

Campagne-attributiegegevens bewaren wij in beginsel maximaal zes maanden, tenzij zij onderdeel zijn geworden van een concrete aanvraag of klantrelatie. In dat geval kunnen relevante campagnegegevens bij die aanvraag worden opgeslagen om de effectiviteit van onze marketing te kunnen beoordelen.

12. Nieuws en commerciële communicatie

Wij kunnen u informeren over onze diensten of activiteiten wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven of wanneer dit op basis van een bestaande klantrelatie wettelijk is toegestaan.

U kunt zich altijd afmelden voor commerciële e-mailberichten.

13. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met partijen die wij nodig hebben voor onze bedrijfsvoering en dienstverlening, zoals:

• website- en hostingproviders;
• IT-leveranciers;
• e-mail- en communicatiediensten;
• administratieve en financiële dienstverleners;
• leveranciers die namens ons onderdelen van onze dienstverlening uitvoeren;
• Google, wanneer Google Analytics of andere toegestane Google-diensten worden gebruikt;
• LinkedIn, wanneer u toestemming heeft gegeven voor de LinkedIn Insight Tag;
• overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wanneer een partij persoonsgegevens namens ons verwerkt, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.

14. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers die wij gebruiken zijn internationaal actief. Daardoor kunnen persoonsgegevens in bepaalde gevallen buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land waarvoor geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie geldt, zorgen wij waar nodig voor passende waarborgen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Waar een leverancier gebruik kan maken van het EU-U.S. Data Privacy Framework of een andere erkende doorgiftegrond, kan de doorgifte daarop worden gebaseerd.

15. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

In beginsel hanteren wij onder andere de volgende termijnen:

• aanvragen die niet tot een overeenkomst leiden: maximaal twee jaar na het laatste relevante contact;
• fiscale en financiële administratie: zeven jaar;
• commerciële e-mail: totdat u zich afmeldt of de verwerking niet langer relevant is;
• Google Analytics-gebruikers- en gebeurtenisgegevens: maximaal 14 maanden;
• eigen campagne-attributiegegevens: in beginsel maximaal zes maanden;
• cookievoorkeuren: totdat deze verlopen of u uw voorkeuren wijzigt.

Wanneer wetgeving een langere termijn voorschrijft of gegevens noodzakelijk zijn voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering, kunnen gegevens langer worden bewaard.

16. Beveiliging

Orangerie Elswout neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Wanneer u vermoedt dat uw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of dat sprake is van misbruik, kunt u contact opnemen via info@orangerie-elswout.nl.

17. Uw privacyrechten

U heeft onder de AVG verschillende rechten.

U kunt ons onder andere verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste persoonsgegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

U kunt een verzoek indienen via info@orangerie-elswout.nl.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is of wanneer wij veel verzoeken ontvangen, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd.

Wij kunnen u vragen aanvullende informatie te verstrekken wanneer dat noodzakelijk is om uw identiteit vast te stellen.

18. Geautomatiseerde besluitvorming

Orangerie Elswout neemt geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten die rechtsgevolgen voor u hebben of u op een vergelijkbare manier aanzienlijk treffen.

19. Klacht indienen

Wanneer u van mening bent dat wij niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen zodat wij de kwestie kunnen onderzoeken.

U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

20. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of wetgeving verandert.

Op deze pagina staat altijd de meest recente versie.

Laatst bijgewerkt: 14 september 2026