Gefeliciteerd! U heeft de Orangerie Elswout gekozen als de perfecte locatie voor uw huwelijksdag, feest, zakelijke bijeenkomst of ander evenement. Waarschijnlijk heeft u veel vragen, of anders komen die waarschijnlijk in aanloop naar dé dag vast nog wel. Natuurlijk beantwoorden we die graag, een goed moment hiervoor is het detailgesprek die we graag met u inplannen circa 4 maanden voorafgaand aan de datum.
Om u alvast op weg te helpen, beantwoorden we hieronder veel gestelde vragen, geven we nuttige informatie en benoemen we belangrijke do’s en dont’s. Hopelijk helpt dit u weer verder op weg om er een prachtige dag van te maken.
Nb. Omdat dit een algemene lijst is, worden bruidsparen ook aangesproken als ‘opdrachtgever’.
Heb je nog aanvullende vragen of opmerkingen, stel ons een vraag via het contactformulier.
Het ceremoniemeesterschap is een zeer verantwoordelijke taak. Wij verzoeken ceremoniemeesters vriendelijk hier rekening mee te houden. Wij bieden de mogelijkheid om een externe ceremoniemeester in te huren voor deze dag. Mocht hiervan geen gebruik worden gemaakt, leest u dan alstublieft aandachtig onderstaande punten goed door.
De locatie is beschikbaar drie uren voorafgaand aan de aanvang van het evenement, t.b.v. het plaatsen van versieringen of het laten afleveren van goederen door derden. Indien een opdrachtgever uitsluitend een dagdeel (bijvoorbeeld avonddeel vanaf 18.00 uur) heeft gereserveerd, bestaat er geen mogelijkheid om eerder het pand te betreden.
Al hetgeen u zelf versiert of wat via uw leveranciers wordt geleverd (bloemwerk, geluidsapparatuur, dj booth, ballonnen etc) dient dezelfde dag/avond weer verwijderd / afgebouwd te worden.
Vanaf de (leveranciers)parkeerplaats is het mogelijk om spullen zonder gebruik te maken van trappen of door het grind te moeten te leveren. Eventueel kunnen we in de koepel van de Bloemenzaal een ramp neerleggen om in de zaal te komen.
Buiten kunt u tijdens het evenement gebruik maken van het bordes en het looppad van de Orangerie Elswout. De boomgaarden / het gras voor de Orangerie is van Staatsbosbeheer. Mocht u hier gebruik van willen maken (ceremonie, diner, staantafels of ander meubilair willen plaatsen) dan kan dat tegen een vergoeding van € 595,00.
Indien u buiten versieringen wenst aan te brengen, is dit toegestaan op het bordes of het looppad voor de Orangerie. Het is niet toegestaan elders op het landgoed versieringen of ander materiaal aan te brengen. Versieringen dienen zelfstandig te worden geplaatst en weer te worden weggehaald.
Open vuur is op het landgoed niet toegestaan. Het plaatsen van fakkels is daarom ook niet toegestaan. Wel is het mogelijk windlichten te plaatsen, of bijvoorbeeld candlebags of glaasjes met waxinelichtjes. Led lampjes zijn ook een mogelijkheid.
Het afsteken van vuurwerk is ten strengste verboden. Het heeft voor opdrachtgever mogelijk financiële gevolgen indien toch vuurwerk wordt afgestoken op zijn/haar evenement. Sterretjes zijn wel toegestaan.
Het strooien van rijst, confetti of bloemblaadjes is zowel binnen als buiten niet toegestaan. Alternatieven die wel mogen zijn bellenblaas of zijde bloemblaadjes (binnen) welke geen kleur afgeven.
Het behangen van de muren met- of het gebruiken van- brandbare materialen is niet toegestaan, mits deze materialen zijn behandeld met brandvertragende middelen. Hiervoor dient een certificaat te worden overlegd.
Nachtelijk vertrek dient geruisloos te gebeuren om overlast voor buurtbewoners te voorkomen. De decibel norm buiten mag niet worden overschreden. Voorbeelden van blikjes achter de trouwauto, luide muziek vanuit de trouwauto en dergelijke zijn om die reden niet toegestaan.
Bij bevestiging van materialen aan de muren, dient u altijd rekening te houden met het feit dat er geen beschadigingen mogen optreden. Eventuele beschadigingen zullen in rekening worden gebracht op de factuur van de opdrachtgever.
In de kroonluchters kunnen geen materialen worden bevestigd. Ook geen materialen van licht gewicht.
Het decoreren van dinertafels, het plaatsen van bloemen, naamkaartjes etc. is een taak die is toebedeeld aan uw eigen team.
De LED-verlichting in het plafond (aanwezig in beide zalen) kunnen we op de door u gewenste kleur instellen. In de hal hangt een tv, hiervan mag u gebruik maken. Voor een ‘slideshow’ levert u de foto’s/bestanden als Jpeg aan in een mapje op usb-stick. (advies: foto’s op hoge resolutie en als liggend formaat).Wij bieden de mogelijkheid voor de inhuur van de volgende materialen:
Het zelf inbrengen van ander meubilair is mogelijk, indien dit vooraf is besproken met de locatie. Houdt u er rekening mee dat gehuurd meubilair op transportpallet wordt afgezet bij de Orangerie en dat de verantwoording van de materialen alsmede de plaatsing van die materialen behoren tot de taken van opdrachtgever. De plaatsing is mogelijk uit te besteden aan de Orangerie Elswout middels inzet van extra personeel.
Het gebruik van rookmachines is niet toegestaan. Bij gebruik hiervan wordt het brandalarm geactiveerd en dient de locatie te worden ontruimd tijdens de festiviteiten.
Heliumballonnen zijn toegestaan tijdens een evenement.
Eventuele aangebrachte versieringen dienen direct na afloop van een evenement te worden verwijderd. Dit geldt ook voor de versiering in de boomgaard en elders op het landgoed.
Cadeaus of overige materialen dienen aan het eind van de avond mee naar huis te worden genomen.
Alles wat door de opdrachtgever wordt ingehuurd (bloemwerk, vazen, apparatuur, fotohokjes, etc) dienen direct na het evenement opgehaald te worden. Voor spullen van derden die achterblijven kunnen wij geen verantwoording nemen. De locatie wordt de volgende ochtend schoongemaakt en hiervoor dient de vloer leeg te zijn. Een alternatief zou kunnen zijn dat de spullen in een auto/boedelbak op onze parkeerplaats gestald worden, deze mag dan de volgende dag opgehaald worden.
Bijzonder afval of afval van groot formaat (vuilniszak van 100 liter of meer), veroorzaakt door decorateurs of leveranciers, valt onder verantwoording van opdrachtgever. Het deponeren van afval uit deze categorie is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de locatie.
Het gebruik van de Orangerie gebeurt middels de horecaexploitatie / milieu vergunning van de Orangerie Elswout. De Orangerie Elswout kent geen decibel beperking. De opdrachtgever dient zich wel te confirmeren aan de vergunning, waarin onder andere bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot geluidswaarden ter voorkoming van overlast voor derden.
Maximaal 6x per jaar kan, middels een vooraf verkregen schriftelijke vergunning de openingstijd worden verlengd met één uur, derhalve:
Op genoemde sluitingstijd dient de bar te worden gesloten, de muziek te worden gestopt en worden de gasten geacht zich gereed te maken met eventuele garderobe en het pand te verlaten.
Wij adviseren ceremoniemeesters de band of DJ te informeren hierover, zodat de muzikanten kunnen toewerken naar een passend muzikaal einde. Dit om te voorkomen dat de locatie de band of dj geforceerd zal moeten afsluiten.
Tijdens het teruglopen naar het parkeerterrein mag geen overlast ontstaan voor de overige bewoners rondom het landgoed, of voor de natuur. Wij verzoeken ceremoniemeesters hier op te letten bij vertrek van de gasten en ervoor zorg te dragen dat tot en met het parkeerterrein de rust wordt gegarandeerd.
Parkeren gasten
Parkeren Orangerie *
Fietsenstalling
Slagboom
Poortgebout, ingang Elswout
Looproute naar de Orangerie
Autoroute naar de Orangerie
* Alleen voor vignethouders
K.v.K. nr.: 34061356
IBAN: NL71ABNA0555835375
BIC: ABNANL2A
BTW:NL006730553B01