Nuttige informatie

Ceremoniemeesters, die vanuit opdrachtgever een verantwoordelijke functie hebben, verzoeken wij vriendelijk niet onder invloed van alcohol te verkeren. Indien dit toch gebeurt, behoudt de locatie zich het recht voor om aanwijzingen van ceremoniemeesters niet op te volgen. Eventuele discussie ter plaatse, maar ook achteraf is dan niet van toepassing. Een kwestie volgend uit deze maatregel komt ook niet in aanmerking voor een vergoeding.

Orangerie Elswout houdt zich niet aansprakelijk voor eventuele vermissingen van goederen of eigendommen van opdrachtgevers of hun gasten.
Het in bewaring geven van goederen of geld aan het beheer van Orangerie Elswout is mogelijk. Orangerie Elswout aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid over in bewaring genomen goederen of geld.
Orangerie Elswout aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid met betrekking tot het wegraken van - of beschadigingen aan - goederen welke door derden zijn ingebracht, of welke niet door de organisatie van Orangerie Elswout zijn verzorgd.

Wij zijn ons ervan bewust dat het één en ander wellicht streng kan overkomen. Wij hopen dat u begrijpt dat op deze manier u, maar ook toekomstige bruidsparen en opdrachtgevers, kunt genieten van een prachtig landgoed.

Nadat u onze locatie heeft gekozen voor uw festiviteiten kunt u in onze online omgeving (Mijn Orangerie) uw offerte vinden.

Circa 3 maanden voorafgaand vind het detailgesprek (ook wel puntjes op de i gesprek genoemd) plaats met onze Event Manager. Wij zullen dan uitgebreid de dag doornemen van het begin tot het eind en elk detail bespreken. Dit zal vervolgens worden verwerkt in de online omgeving en zo komt het draaiboek tot stand. In de online omgeving kunt u ook zelf wijzigingen in het draaiboek aanbrengen.

Uitsluitend de opdrachtgever mag wijzigingen doorvoeren in het draaiboek. Opdrachten van derden kunnen wij niet verwerken in het draaiboek.

De opdrachtgever kan in dit draaiboek nog wijzigingen doorvoeren tot 21 dagen voorafgaand aan het evenement. Daarna kan er niet meer in het draaiboek worden gewijzigd. Het aantal gasten kan tot 7 dagen voorafgaand aan het evenement worden aangepast.

Zaken die niet vermeld staan in het draaiboek, staan ook niet in de planning. Wij verzoeken de opdrachtgever expliciet om het draaiboek te controleren op eventuele onvolkomenheden en de eventuele manco’s of fouten door te geven voor de sluitingstermijn.

Het ceremoniemeesterschap is een zeer verantwoordelijke taak. Wij verzoeken ceremoniemeesters vriendelijk hier rekening mee te houden. Wij adviseren een externe ceremoniemeester in te huren voor de gehele dag. Mocht hiervan geen gebruik worden gemaakt, leest u dan alstublieft aandachtig onderstaande punten goed door.

Bezichtigen door bruidspersoneel/ceremoniemeesters: Het bezichtigen van de locatie door ceremoniemeesters is mogelijk op zondagen van 10.30 tot 17.30 uur. Indien u op overige dagen wenst te komen, dient u vooraf telefonisch de mogelijkheden hiervoor te verifiëren.

Het is niet mogelijk voor ceremoniemeesters om een separate afspraak in te plannen om een evenement door te nemen. Wij adviseren ceremoniemeesters om een kopie van het draaiboek op te vragen bij de opdrachtgever of de opdrachtgever toegang te vragen tot de online omgeving. Hierin zijn namelijk alle afspraken verwoord. Eventuele vragen kunnen uiteraard telefonisch worden gesteld, of via een e-mailbericht aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Wij verzoeken de ceremoniemeester zich bij aankomst op het evenement kenbaar te maken bij de partijmanager.

Op de dag van het evenement zal de partijmanager met de ceremoniemeester het draaiboek doornemen en vervolgens de planning van mogelijke liedjes e/o speeches in te passen.

De locatie is beschikbaar drie uren voorafgaand aan de aanvang van het evenement, t.b.v. het plaatsen van versieringen of het laten afleveren van goederen door derden. Indien een opdrachtgever uitsluitend een dagdeel (bijvoorbeeld avonddeel vanaf 18.00 uur) heeft gereserveerd, bestaat er geen mogelijkheid om eerder het pand te betreden.

Al hetgeen u zelf versiert of wat via uw leveranciers wordt geleverd (bloemwerk, geluidsapparatuur, dj booth, ballonnen etcetera) dient dezelfde dag/avond weer verwijderd/afgebouwd te worden.

Vanaf de leveranciersparkeerplaats is het mogelijk om spullen zonder gebruik te maken van trappen of door het grind te moeten te leveren.

Buiten kunt u tijdens het evenement gebruik maken van het bordes en het looppad van de Orangerie Elswout. De boomgaarden/het gras voor de Orangerie Elswout is van Staatsbosbeheer. Mocht u hier gebruik van willen maken (ceremonie, diner, statafels of ander meubilair willen plaatsen) dan kan dat tegen een vergoeding van € 595,00.

Indien u buiten versieringen wenst aan te brengen, is dit toegestaan op het bordes of het looppad voor de Orangerie. Het is niet toegestaan om in bomen of elders op het landgoed versieringen of materialen aan te brengen. Versieringen dienen zelfstandig te worden geplaatst en dezelfde dag weer te worden weggehaald.

Open vuur is op het landgoed niet toegestaan. Het plaatsen van fakkels is daarom ook niet toegestaan. Wel is het mogelijk windlichten te plaatsen of bijvoorbeeld glaasjes met waxinelichtjes. Led lampjes zijn ook een mogelijkheid.

Het afsteken van vuurwerk is zowel binnen als buiten ten strengste verboden. Het heeft voor opdrachtgever mogelijk financiële gevolgen indien toch vuurwerk wordt afgestoken op zijn/haar evenement. Ook het gebruik van koud vuurwerk is niet toegestaan. Sterretjes zijn wel toegestaan.

Het strooien van rijst, confetti of bloemblaadjes is zowel binnen als buiten niet toegestaan. Alternatieven die wel mogen zijn bellenblaas of zijden bloemblaadjes (binnen) welke geen kleur afgeven. Zijden bloemblaadjes dienen hierna wel gelijk opgeruimd te worden, deze taak is toebedeeld aan uw eigen team. Het behangen van de muren met - of het gebruiken van - brandbare materialen is niet toegestaan, mits deze materialen zijn behandeld met brandvertragende middelen. Hiervoor dient een certificaat te worden overlegd.

Nachtelijk vertrek dient geruisloos te gebeuren om overlast voor buurtbewoners te voorkomen. De decibel norm buiten mag niet worden overschreden. Voorbeelden als blikjes achter de trouwauto, luide muziek vanuit de trouwauto en dergelijke zijn om die reden niet toegestaan.

Bij bevestiging van materialen aan de muren, dient u altijd rekening te houden met het feit dat er geen beschadigingen mogen optreden. Eventuele beschadigingen zullen in rekening worden gebracht op de factuur van de opdrachtgever.

In de kroonluchters kunnen geen materialen worden bevestigd. Ook geen materialen van licht gewicht.

Het decoreren van dinertafels, het plaatsen van bloemen, naamkaartjes etc. is een taak die is toebedeeld aan uw eigen team.

• Geluidsinstallatie binnen bestemd voor achtergrondmuziek of spraak, d.m.v. het inpluggen van uw device met een aux ingang (3.5 mm stereo jack). Tijdens ceremonies kan de muziek worden bediend door een aangewezen persoon uit het gezelschap van de opdrachtgever. 
• Decoratief LED lichtsysteem, kleur instelbaar, gesitueerd in het plafond van beide zalen.
• In de hal hangt een tv waarvan u gebruik kunt maken. Voor een ‘slideshow’ levert u de foto’s/bestanden als JPEG aan in een mapje op usb-stick. Advies: foto’s op hoge resolutie en als liggend formaat.
• Piano is aanwezig en kan worden verplaatst. De piano wordt enkele keren per jaar gestemd door Orangerie Elswout op de momenten dat Orangerie Elswout dat nodig acht. Het staat opdrachtgever vrij om de piano een extra stembeurt te geven door de pianostemmer van de Orangerie. De kosten hiervoor bedragen (2021) 95 euro inclusief btw.
• 24 langwerpige tafels met een afmeting van 1.60 x 0.72 (lxb) centimeter.
• 11 ronde tafels met een diameter van 1.20 centimeter.
• 6 ronde tafels met een diameter van 0.90 centimeter.
• 10 statafels met een diameter van 0.80 centimeter.
• 100 comfortabele stoelen (bruin).
• Tafellinnen (wit) en tafelrokken (bruin).
• Loungeset met parasols .
• Tafelzilver zoals gouden waxinelichten, zilver bestek en glaswerk. 
• Trouwbankje met prieel.

• DJ geluidsset voor DJ of band
• Podium voor band of artiesten
• Overige decoratieve materialen als discobol, verlichte dansvloer, extra led lampenset

Wij bieden de mogelijkheid voor de inhuur van de volgende materialen:

• Beamer met projectiescherm: 75 euro
• Podium tot 7 personen (T-VORM): 175 euro
• Discobol, doorsnee 1.25, aangelicht: 125 euro
• White wedding chairs: 4,50 euro per stuk, incl. btw en transportkosten
• Windlichten: 12,50 euro per stuk, incl. btw, transportkosten en stompkaarsen
• 32 ampère krachtstroom: 25 euro. Er dient zelf een verdeelblok te worden meegenomen.
• Geluidsset tot 200 personen: mengpaneel met 2 Bose L1 systeem boxen (Alleen in Bloemenzaal). Deze set kan gebruikt worden tot 200 personen, voor een band tot 5 personen of voor een DJ. Prijs: 275 euro.

Het zelf inbrengen van ander meubilair is mogelijk, indien dit vooraf is besproken met de locatie. Houdt u er rekening mee dat gehuurd meubilair op transportpallet wordt afgezet bij de Orangerie en dat de verantwoording van de materialen alsmede de plaatsing van die materialen behoren tot de taken van opdrachtgever. De plaatsing is mogelijk uit te besteden aan Orangerie Elswout middels inzet van extra personeel.

Het gebruik van rookmachines is niet toegestaan. Bij gebruik hiervan wordt het brandalarm geactiveerd en dient de locatie te worden ontruimd tijdens de festiviteiten.

Heliumballonnen zijn toegestaan tijdens een evenement.

Eventuele aangebrachte versieringen dienen direct na afloop van een evenement te worden verwijderd.

Cadeaus of overige materialen dienen aan het eind van de avond mee naar huis te worden genomen.

Alles wat door de opdrachtgever wordt ingehuurd (bloemwerk, vazen, apparatuur, fotohokjes, etc) dienr direct na het evenement opgehaald te worden. Voor spullen van derden die achterblijven kunnen wij geen verantwoording nemen. De locatie wordt de volgende ochtend schoongemaakt en hiervoor dient de vloer leeg te zijn. Een alternatief zou kunnen zijn dat de spullen in een auto/boedelbak op onze parkeerplaats gestald worden, deze mag dan de volgende dag opgehaald worden.

Bijzonder afval of afval van groot formaat (vuilniszak van 100 liter of meer), veroorzaakt door decorateurs of leveranciers, valt onder verantwoording van opdrachtgever. Het deponeren van afval uit deze categorie is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de locatie.

Vergunning

Het gebruik van de Orangerie gebeurt middels de horecaexploitatie/milieu vergunning van Orangerie Elswout. Orangerie Elswout kent geen decibel beperking. De opdrachtgever dient zich wel te confirmeren aan de vergunning, waarin onder andere bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot geluidswaarden ter voorkoming van overlast voor derden. 

• Na 22.00 uur worden de deuren van de zaal waarin een liveband of Dj actief is, gesloten. 
• Na 22.00 uur zijn buitenactiviteiten niet meer toegestaan. 
• Tevens schrijft de vergunning de volgende sluitingstijden voor. 
• Op zondag t/m donderdag is de sluitingstijd 00.00 uur 
• Op vrijdagen en zaterdagen is de sluitingstijd 01.00 uur 

Ontheffing

Maximaal 6x per jaar kan, middels een vooraf verkregen schriftelijke vergunning, de openingstijd worden verlengd met één uur, derhalve:

• Op zondag t/m vrijdag is de sluitingstijd dan 01.00 uur 
• Op vrijdagen en zaterdagen is de sluitingstijd dan 02.00 uur.

Op genoemde sluitingstijd dient de bar te worden gesloten, de muziek te worden gestopt en worden de gasten geacht zich gereed te maken met eventuele garderobe en het pand te verlaten.

Wij adviseren ceremoniemeesters de band of DJ te informeren hierover, zodat de muzikanten kunnen toewerken naar een passend muzikaal einde. Dit om te voorkomen dat de locatie de band of DJ geforceerd zal moeten afsluiten.

Tijdens het teruglopen naar het parkeerterrein mag geen overlast ontstaan voor de overige bewoners rondom het landgoed, of voor de natuur. Wij verzoeken ceremoniemeesters hier op te letten bij vertrek van de gasten en ervoor zorg te dragen dat tot en met het parkeerterrein de rust wordt gegarandeerd.

De opdrachtgever geeft in eerste instantie aan in het draaiboek of hij/zij bij mooi weer één of meerdere onderdelen (met uitzondering van het feest) buiten wil laten plaatsvinden. Op die manier zijn de buitenvoorwaarden (geluid, personeel etc.) besproken en zijn mogelijke gevolgen besproken en geborgd. Als opdrachtgever de wens heeft uitgesproken om bij mooi weer het evenement buiten te laten plaatsvinden, kan tot drie uur voorafgaande aan het evenement de beslissing worden genomen op basis van de weerssituatie. Als opdrachtgever hierover geen afspraak heeft gemaakt, vindt een evenement standaard binnen plaats. Uiteraard staan bij mooi weer of bij een goede temperatuur alle deuren open van beide zalen, wat een enorm buitengevoel met zich mee brengt. De terminologie “mooi weer” kent echter verschillende interpretaties. Er is altijd een professionele afweging of het verstandig is een evenement naar buiten te verplaatsen en de locatie is degene die deze professionele kant kan beoordelen. De locatie behoudt zich, middels de partijmanager, het recht voor om te beslissen het evenement binnen te laten plaatsvinden.

Het parkeerterrein van landgoed Elswout is onder andere bestemd voor het parkeren van de auto’s van de gasten en bezoekers van Orangerie Elswout. Het tarief is € 1,50 per uur met een maximum van € 6,50 per dag.

Opdrachtgever ontvangt voorafgaand aan het evenement 10 parkeerontheffingen, welke kunnen worden gebruikt om met de auto het landgoed op te rijden en te kunnen parkeren in één van de vakken direct naast Orangerie Elswout tijdens het evenement. Het is aan de opdrachtgever om de parkeerontheffingen te verdelen onder: ceremoniemeesters, ouderen, minder validen of uw leveranciers. Indien muzikanten een auto naast het gebouw willen parkeren, dient u hun dus te voorzien van een dergelijke vergunning. 

Leveranciers kunnen ten alle tijden goederen afleveren tot aan Orangerie Elswout, evenals taxi’s die altijd gasten mogen afzetten bij de Orangerie. Hiervoor dient men zich te melden bij de slagboom links naast het poortgebouw bij de entree van het landgoed. Direct na het lossen dient de leverancier/taxi het landgoed te verlaten en (indien leverancier bijvoorbeeld moet opbouwen of aanwezig is op het evenement) zijn/haar auto te parkeren op het parkeerterrein. 

• Stopcontacten zijn aanwezig in beide zalen, alsmede buiten bij de entree. 
• Musici, bands of DJ’s dienen hun apparatuur na afloop van hun optreden direct mee te nemen. Het laten staan van goederen is niet mogelijk. 
• Buiten is uitsluitend akoestische muziek toegestaan op achtergrondmuziek geluidsniveau. Versterkte muziek is niet toegestaan. Ook het gebruik van percussie instrumenten is niet toegestaan.
• Taxi’s kunnen ter plaatse worden besteld. Taxikosten zijn voor de gast. Taxi’s kunnen tot aan de zijkant van de Orangerie komen via de autoroute. 
• Het is niet toegestaan om zich op de wandelpaden te begeven met een (trouw)auto. 
• Op het landgoed geldt een maximumsnelheid van 15 kilometer per uur. Het is van zeer groot belang dat men zich aan deze snelheid houdt. De boswachterij behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regel, auto’s de toegang tot het landgoed te weigeren.